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Il comune nell’espletamento della sua attività, in passato così come oggi, entrava in rapporto con altri soggetti, sia di diritto pubblico (organi e uffici statali, provinciali e altri enti pubblici) sia privati, attraverso lettere che possono avere a seconda dei casi rilevanza di atti amministrativi, far parte di un procedimento che porta all’emanazione di un atto, o rappresentarne l’atto conclusivo. Per oltre un secolo, a partire dal 1897, questi documenti, costituiti da lettere ricevute dal comune e dalle minute o copie di quelle spedite, alle quali sono talvolta allegati documenti inerenti l’affare trattato, sono stati organizzati sulla base di un titolario o schema di classificazione prescritto dal ministero dell’interno (circolare n. 17100-2 del 1 Marzo 1897), articolato in 15 partizioni (categorie) e in sottopartizioni (classi). I documenti afferenti il medesimo affare andavano a formare il fascicolo che fisicamente si presenta come un insieme di carte “incamiciate” in una cartellina in cartoncino leggero sul quale veniva riportata la classificazione basata sul titolario e l’oggetto del fascicolo (es.: Categoria X - Lavori pubblici, Classe 1 - Strade e piazze, “Manutenzione delle strade comunali”). In molti casi, in seguito a riordini dell’archivio, anche la documentazione prodotta prima del 1897 risulta inquadrata all’interno dello schema organizzativo delle quindici categorie, come nel caso del comune di Calasetta (“Amministrazione – Verbali di deliberazioni originali del consiglio comunale”, 1850). Altre volte i fascicoli non sono altro che aggregazioni di carte sciolte organizzate a posteriori in base a elementi comuni (MUS, nn. 2276 A-H; SGS, nn. 1.1, 2.1, 8.1).

Categoria V - Finanze
I fascicoli afferenti l’amministrazione del patrimonio comunale di San Giovanni Suergiu si inquadrano all’interno della politica piemontese finalizzata al rinnovamento dell’economia dell’isola, laddove il persistere del regime collettivo delle terre veniva considerato uno dei maggiori freni allo sviluppo economico e sociale. In Sardegna vigeva, infatti, un regime proprietario caratterizzato dalla giustapposizione del sistema feudale importato dagli spagnoli e del sistema indigeno di gestione comune del territorio. Ancora nei primi decenni del XIX secolo le terre di proprietà privata erano una percentuale esigua e le aree intorno ai villaggi erano soggette alla gestione comunitaria, che spesso coinvolgeva anche la proprietà privata. Secondo questo sistema i terreni venivano alternativamente, con rotazione annuale, coltivati e lasciati a pascolo. I terreni seminati costituivano il vidazzone, quelli lasciati a pascolo il paberile. Ogni anno, valutato il grado di fertilità del terreno, i comuni distribuivano le terre comuni destinate alla coltivazione tra gli abitanti del villaggio, mentre lasciavano indiviso il paberile sul quale portare a pascolo il bestiame. Vi erano infine i terreni cosiddetti ademprivili, localizzati nelle aree più lontane dal villaggio, senza abitazioni e senza coltura (salti) destinati al bestiame rude, originariamente terre collettive ma in seguito divenute demaniali o feudali, sui quali continuarono a permanere gli usi civici (legnatico, pascolo, acqua), per esercitare i quali gli abitanti del villaggio dovevano pagare un canone o diritto d’uso chiamato ademprivio. A partire dal 1839, in seguito all’abolizione dei feudi, vennero posti in essere una serie di provvedimenti che miravano a diffondere nell’isola la proprietà perfetta attraverso la ripartizione dei terreni comunali e demaniali fra gli abitanti del villaggio e infine l’abolizione degli ademprivi per liberare la terra da tutti i vincoli che potevano impedire al legittimo proprietario il possesso sicuro e il pieno sfruttamento della terra. Nel 1928, a compensazione dei cessati usi civici, il Commissario regionale con sentenza del 26 giugno assegnò al comune di Palmas Suergiu la proprietà, condivisa col comune di Tratalias, della salina detta "Salina de is animas" (n. 22.1).

Categoria X - Lavori pubblici
I fascicoli delle opere pubbliche si inquadrano in quella specifica funzione esercitata dal comune tesa alla realizzazione di lavori pubblici di interesse locale, che la legge ha indicato tra le spese obbligatorie. Finalità di questa specifica attività è la costruzione e manutenzione di cimiteri, palazzi, strade comunali, l’edilizia e l’approvvigionamento idrico. Per questi due comuni sono presenti le pratiche relative a varie opere pubbliche di competenza del comune, espletate dall’Ufficio tecnico. Esse riguardano sia la costruzione che la manutenzione di edifici comunali, come le scuole (TRAT, n. 5), la casa municipale (TRAT, n. 1), la caserma dei carabinieri (TRAT, n. 2), che le strade comunali per le quali doveva essere curata la formazione di elenchi delle strade nazionali, provinciali e comunali (SGS, n. 2.1). I fascicoli contengono in genere il progetto dell’opera, a cui fanno capo mappe, disegni ed elaborati tecnici di vario tipo, completati dagli atti relativi agli espropri, all’appalto, al finanziamento e all’esecuzione dei lavori. Ai fascicoli dei lavori pubblici, per la sfera di attività e per l’ufficio deputato alla loro trattazione, possono essere assimilati anche quelli relativi alla manutenzione degli edifici di culto che il titolario del 1897 permette anche di inquadrare nella categoria VIII – Grazia, giustizia e culto (SGS, n. 4.3). Lo stesso titolario ammette la classificazione dei fascicoli relativi ai lavori di costruzione e manutenzione della casa comunale all’interno della categoria I – Amministrazione (SGS, n. 4.2).